Onboarding løsning for Kunde Y
Fra manuel koordinering til en struktureret onboarding proces på 4 uger
Kunden og udfordringen
Kunde Y er en mindre virksomhed inden for mødebooking, hvor virksomheden løbende rekrutterer og onboarder nye medarbejdere. Da virksomheden ofte har mange nye medarbejdere igennem onboarding processen på samme tid, er en effektiv og struktureret onboarding afgørende for, at nye medarbejdere hurtigt og problemfrit kan blive klar til at starte.
Inden projektet oplevede kunden, at onboarding processen krævede meget manuel koordinering og opfølgning. Når en ny kandidat bevægede sig igennem rekrutteringsprocessen og blev ansat, skulle en række forskellige ting håndteres og koordineres.
Det kunne blandt andet være:
Registrering og håndtering af nye ansøgere
Overblik over hvem der gik videre i processen
Registrering af hvem der blev ansat
Udsendelse af de korrekte ansættelseskontrakter
Bestilling og klargøring af computer og andet IT-udstyr
Bestilling af mus, tastatur og øvrige nødvendige ressourcer
Koordinering af de forskellige aktiviteter inden medarbejderens første arbejdsdag
Kunde Y havde derfor et behov for at sikre at ingen opgaver blev glemt og at de rigtige ting blev gjort på det rigtige tidspunkt, da flere medarbejdere gennemgik processen samtidig.
Løsningen
Vi udviklede og implementerede en samlet Onboarding-løsning, der strukturerede og samlede hele processen fra den første ansøgning til den nye medarbejder var klar til sin første arbejdsdag.
Løsningen blev bygget med udgangspunkt i virksomhedens konkrete onboarding proces og skabte et samlet overblik over de enkelte kandidaters og nye medarbejderes status.
Løsningen blev bygget med eksisterende Microsoft 365-værktøjer:
Power Apps: brugergrænseflade for virksomheden.
Power Automate: automatisering af funktionalitet.
Sharepoint: dokumenthåndtering og lagring.
Microsoft Teams og Outlook: samarbejde og automatiseret kommunikation.
Løsningen gjorde det muligt for kunde Y at:
Registrere nye ansøgere
Holde overblik over kandidaternes status i rekrutteringsprocessen
Håndtere hvem der gik videre, og hvem der blev ansat
Sende de relevante ansættelseskontrakter
Igangsætte onboarding aktiviteter ved ansættelse
Bestille computer, relevant IT-udstyr og øvrige nødvendige ressourcer
Holde overblik over hvilke onboarding aktiviteter der var gennemført
Sikre, at alle nødvendige skridt var håndteret inden medarbejderens start
Dermed blev onboarding ikke længere en række enkeltstående manuelle opgaver, der skulle huskes og koordineres, men én sammenhængende og struktureret proces.
4 uger fra første møde til fuldt implementeret løsning
Projektet blev gennemført på blot 4 uger fra første møde med Kunde Y til løsningen var fuldt implementeret og klar til brug. I løbet af de fire uger blev kundens eksisterende onboarding proces kortlagt, løsningen designet og tilpasset virksomhedens behov og de relevante processer implementeret i den nye løsning.
Det betød, at Kunde Y på kort tid kunne gå fra en onboarding proces med mange manuelle arbejdsgange til en mere struktureret og overskuelig løsning, der understøtter hele processen fra potentiel kandidat til ny medarbejder.
Resultatet
Efter implementeringen oplevede Kunde Y en markant mere struktureret, enkel og overskuelig onboarding proces. Lederen fik ét samlet overblik over, hvor de enkelte kandidater og nye medarbejdere befandt sig i processen, og hvilke aktiviteter der skulle håndteres.
Samtidig blev det langt nemmere at sikre, at alle praktiske forhold var på plads, inden en ny medarbejder startede. Kontrakter kunne håndteres rettidigt, og nødvendigt udstyr kunne bestilles og klargøres uden, at den enkelte onboarding krævede samme grad af manuel koordinering.
Det gav blandt andet:
Større overblik over hele rekrutterings- og onboarding processen
Mindre manuel koordinering for lederen
Færre risiko for glemte opgaver i forbindelse med onboarding
Mere ensartede onboarding forløb for nye medarbejdere
Bedre styring af kontrakter og praktiske opgaver
Sikkerhed for at nødvendige ressourcer og IT-udstyr blev bestilt
En enklere og mere effektiv proces, også når flere medarbejdere blev onboardet samtidig
For Kunde Y betød løsningen, at onboarding kunne håndteres langt mere effektivt – også i perioder med mange nye medarbejdere. Lederen fik samtidig mere tid til selve ledelsen og mindre behov for at holde styr på de mange praktiske detaljer, der følger med en løbende rekruttering.