Dokumentgodkendelse for Kunde Z
Fra manuel dokumenthåndtering til automatiseret godkendelsesflow på 1 uge
Kunden og udfordringen
Kunde Z er en bestyrelse inden for ejendomsudlejning, som løbende håndterer en større mængde dokumenter på tværs af bestyrelsen.
Når dokumenter skulle gennemgås og godkendes, krævede processen tidligere manuel koordinering mellem flere personer. Det kunne gøre det vanskeligt at holde styr på, hvilken version der var den aktuelle, hvem der skulle godkende dokumentet, og hvor langt dokumentet var i godkendelsesprocessen.
Samtidig kunne forskellige dokumenter have forskellige krav til godkendelse. Nogle dokumenter skulle eksempelvis godkendes af flere personer, mens andre kun krævede godkendelse fra en enkelt eller udvalgte medlemmer af bestyrelsen.
Kunde Z havde derfor et behov for en mere struktureret og automatiseret proces, hvor alle dokumenter blev sendt til de rigtige personer, og hvor bestyrelsen altid havde styr på status og den endelige godkendte version.
Løsningen
Vi udviklede og implementerede en automatiseret dokumentgodkendelsesløsning, der samlede hele godkendelsesprocessen i ét struktureret workflow.
Løsningen blev bygget til at håndtere forskellige typer dokumenter og godkendelsesprocesser og sikrede, at hvert dokument automatisk blev sendt videre til de rette godkendere baseret på de definerede regler.
Løsningen blev bygget med eksisterende Microsoft 365-værktøjer:
Sharepoint: bruges som dokumentlager.
Power Automate: til at automatisere arbejdsflowet.
Microsoft Approvals: selve godkendelses funktionaliteten.
Microsoft Teams: brugergrænsefladen for bestyrelsen.
Løsningen gjorde det muligt for kunde Z at:
Sende dokumenter automatisk til de rette godkendere
Holde styr på dokumentversioner gennem hele processen
Se hvor langt et dokument var i godkendelsesflowet
Modtage besked, så snart et dokument blev godkendt eller afvist
Vælge én eller flere godkendere til det enkelte dokument
Opsætte forskellige godkendelsesbetingelser
Håndtere scenarier, hvor eksempelvis 2 ud af 5 godkendere skulle godkende et dokument
Sikre at den endelige godkendte version af dokumentet blev samlet og tydeligt identificeret
Dermed blev dokumentgodkendelse transformeret fra en manuel koordinationsopgave til et automatiseret og struktureret workflow, hvor systemet håndterer processen fra dokumentet blev sendt til godkendelse, til den endelige version var godkendt.
1 uge fra første møde til fuldt implementeret løsning
Projektet blev gennemført på blot 1 uge fra første møde med Kunde Z til løsningen var fuldt implementeret og klar til brug. Den korte implementeringstid gjorde det muligt hurtigt at omsætte bestyrelsens behov til en konkret digital løsning.
Vi tog udgangspunkt i kundens eksisterende dokumentgodkendelsesproces og omsatte den til et automatiseret flow med klare regler for godkendere, versioner, notifikationer og afslutning af processen.
Resultatet
Efter implementeringen fik Kunde Z et langt mere struktureret og transparent overblik over dokumenternes godkendelsesstatus. Bestyrelsen kunne nu være sikker på, at dokumenterne blev sendt til de rigtige personer, og at alle involverede kunne se, hvor dokumentet befandt sig i processen.
Samtidig blev risikoen for at arbejde videre på en forkert dokumentversion reduceret, fordi løsningen holdt styr på versionerne og sikrede, at den endelige godkendte version var tydeligt identificeret.
Det gav blandt andet:
Automatiseret håndtering af dokumentgodkendelser
Styr på alle dokumentversioner
Automatisk routing til de rette godkendere
Hurtige beskeder ved godkendelse eller afvisning
Fleksible godkendelsesregler til forskellige typer dokumenter
Mindre manuel koordinering på tværs af bestyrelsen
Større transparens omkring status på det enkelte dokument
Én tydelig endelig godkendt version af hvert dokument
For Kunde Z betød løsningen, at dokumentgodkendelse blev en langt mere enkel og overskuelig proces. Bestyrelsen brugte mindre tid på at koordinere, følge op og sikre, at den rigtige person havde det rigtige dokument, samtidig med at der blev skabt større sikkerhed omkring selve godkendelsesprocessen.