Kvalitetsdashboard for Kunde A
Fra papirskemaer til digital kvalitetsstyring på 3 uger
Kunden og udfordringen
Kunde A er en rengøringsvirksomhed, der udfører rengøring for omkring 60 erhvervskunder fordelt på seks hold. Som en del af den daglige drift gennemfører holdlederne hver uge kvalitetstjek hos kunderne for at sikre, at rengøringen lever op til de aftalte standarder.
Tidligere blev kvalitetstjekket gennemført på papirskemaer. Når et tjek var færdigt, blev skemaet afleveret på kontoret, hvor det ofte endte i en mappe uden at blive samlet eller analyseret. Det betød, at ledelsen havde meget begrænset mulighed for at følge udviklingen i kvaliteten på tværs af kunder og hold.
Når en kunde eksempelvis klagede over kvaliteten, var det svært at gå tilbage og se, hvad de tidligere kvalitetstjek havde vist. Samtidig var det vanskeligt at identificere, om bestemte problemer var knyttet til en specifik kunde, et bestemt hold eller udviklede sig over tid.
Kunde A manglede derfor et samlet digitalt overblik, der kunne gøre kvalitetstjekket til et aktivt ledelsesværktøj fremfor blot et papirskema.
Løsningen
Vi udviklede en digital kvalitetsstyringsløsning med et samlet dashboard, hvor hele processen fra kvalitetstjek til opfølgning og ledelsesrapportering blev automatiseret.
Løsningen blev bygget med eksisterende Microsoft 365-værktøjer:
Microsoft Forms: til det digitale kvalitetstjek
Power Automate: til automatisering og notifikationer
SharePoint: til central lagring af data
Power BI: til dashboard og visualisering
Løsningen gjorde det muligt for Kunde A at:
Gennemføre kvalitetstjek direkte fra telefonen
Vælge den relevante kunde og vurdere forskellige områder på en skala fra 1-5
Tage fotos direkte i forbindelse med et kvalitetstjek, hvis noget ikke var, som det skulle være
Gemme alle besvarelser automatisk og centralt
Få automatisk besked til driftslederen i Teams, hvis et område scorede under 3
Følge op på afvigelser, mens de stadig var aktuelle
Få et samlet dashboard med kvalitetsscore pr. kunde, pr. hold og pr. uge
Se hvilke afvigelser der fortsat krævede opfølgning
Dokumentere kvaliteten over tid med både data og billeder
Dermed blev kvalitetstjekket gjort til en digital og automatiseret proces, hvor data automatisk bevægede sig fra medarbejderens telefon til den centrale datalagring og videre til ledelsens dashboard.
3 uger fra første møde til løsningen var i drift
Projektet blev gennemført på blot 3 uger fra første møde med Kunde A til løsningen var fuldt implementeret og i drift.
Vi tog udgangspunkt i kundens eksisterende kvalitetstjek og digitaliserede processen uden at gøre den mere kompleks for medarbejderne.
Resultatet blev en løsning, hvor medarbejderne fortsat gennemfører det kvalitetstjek, de kender, men hvor data automatisk bliver indsamlet, analyseret og gjort tilgængelige for ledelsen.
Resultatet
Efter implementeringen fik Kunde A et helt nyt overblik over virksomhedens kvalitet og udviklingen på tværs af kunder og hold.
De tidligere papirskemaer blev erstattet af en digital proces, hvor hvert kvalitetstjek blev registreret og samlet ét sted. Dashboardet opdateres løbende, så ledelsen kan følge kvaliteten næsten i realtid.
Det gav blandt andet:
0 papirskemaer – alle kvalitetstjek er digitale
Ét samlet sted til alle kvalitetstjek og resultater
Live-overblik over kvaliteten på tværs af kunder og hold
Automatisk opfølgning på kritiske afvigelser
Dokumentation med fotos, når noget ikke lever op til standarden
Bedre mulighed for at identificere behov for oplæring
Datagrundlag til kundemøder og kontraktforhandlinger
Afvigelser bliver nu fanget, mens de stadig er små, og driftslederen kan hurtigt se, hvor der er behov for ekstra opfølgning eller oplæring. Samtidig har Kunde A fået mulighed for at gå ind til kundemøder med konkret dokumentation for kvaliteten og dens udvikling over tid, frem for alene at basere dialogen på mundtlige vurderinger.