Task Management for Kunde X
Fra manglende overblik til struktureret opgavestyring på 6 uger
Kunden og udfordringen
Kunde X er en virksomhed inden for banking, hvor en leder står i spidsen for et team indenfor investering. Teamet håndterer hver dag en lang række opgaver på tværs af kunder, investeringer, interne processer og deadlines.
Inden projektet blev igangsat, oplevede kunden en udfordring med at skabe et samlet og aktuelt overblik over teamets opgaver. Information om opgaver, deadlines og ansvar var spredt på tværs af forskellige arbejdsformer og systemer, hvilket gjorde det vanskeligt for lederen at få et hurtigt overblik over:
Hvilke opgaver der var i gang
Hvem der var ansvarlig for den enkelte opgave
Hvornår opgaverne skulle være færdige
Hvor langt den enkelte opgave var i processen
Hvad de enkelte rådgivere arbejdede på
Hvor teamets samlede kapacitet og arbejdsbelastning lå
Kunde X havde derfor brug for at koordinering og opfølgning blev lettere at håndtere, samtidig med at lederen havde det nødvendige realtidsoverblik over teamets arbejde.
Løsningen
Vi udviklede og implementerede en Task Management-løsning, der samlede teamets opgaver ét centralt sted og skabte et fælles, struktureret overblik over arbejdet. Løsningen blev designet omkring kundens konkrete arbejdsprocesser og behov, og gjorde det muligt at følge hele opgavens livscyklus, fra opgaven blev oprettet, til den var afsluttet.
Løsningen blev bygget med eksisterende Microsoft 365-værktøjer:
Power Apps: brugergrænseflade for leder og teamet.
Power Automate: automatisering af underliggende funktionalitet.
Power BI: overblik over teamets arbejde og fremdrift.
Løsningen gjorde det muligt for kunde X at:
Oprette og strukturere alle teamets opgaver
Tilknytte en tydelig ansvarlig til hver opgave
Angive og følge deadlines
Se status og fremdrift på den enkelte opgave
Få overblik over, hvad hver medarbejder aktuelt arbejdede på
Følge opgaver gennem forskellige stadier i processen
Identificere opgaver, der nærmede sig deadline
Skabe et samlet ledelsesoverblik over teamets arbejdsbelastning og fremdrift
På den måde blev Task Management-løsningen et fælles arbejdsredskab for både lederen og teamet.
6 uger fra første møde til fuld implementering
Et centralt element i projektet var den korte implementeringstid. Der gik blot 6 uger fra det første møde med Kunde X, til Task Management-løsningen var fuldt implementeret og klar til brug.
Processen omfattede afklaring af kundens behov og eksisterende arbejdsgange, design af løsningen, tilpasning til teamets konkrete arbejdsform samt implementering og introduktion til brugerne.
Den korte tidsramme gjorde det muligt hurtigt at gå fra identificeret behov til en fungerende løsning, som teamet kunne tage i brug i deres daglige arbejde.
Resultatet
Efter implementeringen oplevede Kunde X et markant bedre samlet overblik over teamets opgaver og arbejdsprocesser.
Lederen kunne nu hurtigt se, hvad der skulle løses, hvem der havde ansvaret, hvornår det skulle være færdigt, og hvor langt den enkelte opgave var i processen.
Samtidig fik medarbejderne et fælles værktøj til at strukturere deres egne opgaver og skabe tydelighed omkring prioriteringer og deadlines.
Det gav blandt andet:
Større transparens omkring teamets arbejde
Bedre styring af deadlines og ansvar
Mindre behov for manuel opfølgning
Bedre overblik for lederen over teamets samlede arbejdsbyrde
Tydeligere prioritering af opgaver
Én samlet platform til håndtering og opfølgning på teamets opgaver
For Kunde X betød løsningen i sidste ende, at teamet fik en mere struktureret måde at arbejde på, mens lederen fik et langt bedre grundlag for at styre, prioritere og følge op på teamets arbejde.